Iniciar un trámite de sucesión puede parecer abrumador, especialmente cuando se trata de la recolección de documentos. Sin embargo, tener todo en orden desde el principio es el secreto para que el proceso sea ágil y exitoso.
En nuestra experiencia, existen 5 documentos o grupos de documentos que son la columna vertebral de cualquier sucesión notarial en Colombia. Sin ellos, es imposible avanzar. Aquí te detallamos cuáles son y por qué son tan importantes.
1. Prueba de Defunción: El Registro Civil de Defunción
Este es el documento que da apertura legal al proceso. Sin él, no hay sucesión.
- ¿Qué es? Es el certificado oficial que acredita el fallecimiento de la persona (llamada causante).
- ¿Dónde se obtiene? Se solicita en la misma notaría o registraduría donde se inscribió el fallecimiento.
- Requisito: Debe ser una copia auténtica y reciente.
2. Prueba de Parentesco: Registros Civiles de los Herederos
Estos documentos prueban quién tiene derecho a heredar. Son indispensables para establecer el vínculo entre el fallecido y sus beneficiarios.
- Registro Civil de Nacimiento: Para los hijos. Demuestra su filiación directa con el causante.
- Registro Civil de Matrimonio: Para el cónyuge o compañero permanente. Si el fallecido era casado o vivía en unión marital de hecho (declarada), este documento acredita los derechos del compañero(a) sobreviviente a la porción conyugal y a la liquidación de la sociedad conyugal.
3. Identificación de los Interesados: Cédulas
Un requisito simple pero obligatorio.
- ¿Qué es? Copia legible de la cédula de ciudadanía de todos los herederos y del cónyuge (si aplica).
- ¿Por qué? Para verificar la identidad de quienes firman la solicitud y, posteriormente, la escritura pública.
4. El Inventario de Activos: Pruebas de Propiedad
Aquí es donde se detalla qué bienes dejó el causante. El notario debe verificar la existencia y el estado legal de cada propiedad.
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Para Bienes Inmuebles (Casas, Apartamentos, Lotes):
- Escritura Pública de Adquisición: El título que demuestra cómo el fallecido obtuvo la propiedad.
- Certificado de Tradición y Libertad: Un documento clave, con vigencia no mayor a 30 días, que muestra el historial de la propiedad y si tiene embargos o hipotecas.
- Paz y Salvo de Impuesto Predial: Certifica que la propiedad está al día con los impuestos municipales.
- Paz y Salvo de Valorización: Si aplica en el municipio.
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Para Vehículos:
- Tarjeta de Propiedad.
- Certificado de Tradición del Vehículo.
- Paz y Salvo del Impuesto Vehicular.
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Para Cuentas Bancarias, CDT o Acciones:
- Certificaciones bancarias o financieras que indiquen los saldos, acciones o participaciones a nombre del fallecido.
5. El Inventario de Pasivos: Pruebas de Deudas
En una sucesión no solo se heredan los bienes, también se heredan las deudas.
- ¿Qué es? Son los documentos que certifican las obligaciones o deudas que tenía el fallecido al momento de morir (ej. extractos de tarjetas de crédito, pagarés, hipotecas).
- ¿Por qué? Porque estas deudas se pagan con los bienes de la herencia (los activos) antes de que los herederos puedan recibir su parte. Es fundamental tenerlas claras para que la partición sea precisa.
Conclusión: La Organización es Rapidez
Tener estos 5 grupos de documentos listos y organizados es el primer y más importante paso para garantizar una sucesión notarial rápida. Si te falta alguno, el trámite se detendrá hasta que esté completo. Te recomendamos crear una carpeta o checklist para asegurarte de tener todo antes de contactar a tu abogado.